一，档案密集架可单列或多列一起在导轨上行走，每列具有手刹制动装置（自锁柄）。自锁柄在OFF位置时，架体不能移动，在ON位置时，架体可移动，每列架体的侧面板上有标签框，移动列底务上有防倒装置，每个组合箱体的前后各一列装有总锁，用于整体的锁闭，起到保密作用。
二，档案密集架顺时针或逆时针方向摇动手柄，活动架将在轨道上平稳行走，档相邻二架体距离移至一定位置时（有足够位置存取资料），顺时针转动两列架体的自锁柄至OFF位置，此时再摇动手柄，二架体不能再移动，然后进入架体间存取资料（如转动自锁柄时不能锁定架体，可稍稍转动手轮至能拉动自锁柄。
三，逆时针方向转动自锁柄到ON位置，架体自锁被解除。摇动手柄架体可行走。当所有架体与固定列紧靠在一起不能再移动时，转动边列的自锁柄使边列自锁，然后顺时针方向转动总锁，则将所有密集柜锁定。
四，档案密集柜每层按标准高度配置。当需调整层高时先取下层板，将层板二侧支承板往上移，使之与立柱脱钩，再向上或向下移至所需高度
随着技术的发展，密集柜还分密集柜为：手动型密集柜，电动型密集柜，电脑智能形密集柜。 引电脑智能形密集柜与手动型密集柜、电动型密集柜相比，最大的好处在于：
1.智能型档案密集架及集成治理系统。由一套治理软件进行控制治理。实现档案的条目级治理、档案实物治理、库房及密集架内温湿度的治理控制。
2.无序存放，密集柜有序治理，高度智能化。在整个档案存取的过程中，具有主控电脑与密集架的双向通讯功能。主控电脑将存/取档信息发送到每列密集架终端，并每列相关液晶显示屏一清楚显示，并发出提示信号，档案员可根据提示信号择优进行存取工作；在存/取档过程中密集架终端学生上下床将相关信息发送给主控电脑。在档案存放（还库）时，当档案位置变更时，智能系统会自动记录新的档案存放位置，使存取简单有序、方便快捷，进步工作效率，达到高度智能化。
3.温湿度智能治理模块。智能系统与设备的智能控制，无需人工记录温度湿度，无需人工开、关空调、除湿机。实现自动控制、记录温湿度；并自动提示密集架内、外温度湿度；小空间的温度湿度达标。
4.每列密集架必须装有一台液晶显示屏，显示与本列密集相关的信息。显示内容： ①本列密集架存/取档案的档号、种别的显示
②本列密集架存/取档案的存放位置的显示
③本列密集架存、取档成功与否的显示（上下床伴有声光提示）
④密集架内外温湿度的显示
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